O que é
A Sugestão de nota é a funcionalidade que ajuda você a orientar cada prestador na hora de emitir a nota fiscal. Você monta a sugestão com os dados do serviço (código, descrição, modalidade, período e valor) e envia ao prestador, que recebe as instruções por e-mail e também vê a sugestão na própria tela de emissão. Isso aumenta a assertividade do cálculo e reduz erros na emissão da nota.
Você encontra a funcionalidade no menu Notas, em Sugestões de nota.
Como funciona a tela
A tela é organizada em duas abas e alguns controles no topo.
Abas "Não enviadas" e "Enviadas"
Ao abrir, você cai na aba Não enviadas, que lista as sugestões em rascunho de todos os prestadores da sua empresa. É aqui que você revisa, edita e dispara as sugestões a cada mês. Assim que você envia uma sugestão, ela passa para a aba Enviadas, para você controlar o que já saiu e o que ainda falta.
Seletor de mês
As sugestões são separadas por mês de competência. Use o seletor de mês para montar e enviar as sugestões do período certo.
Envio em massa
Selecione várias sugestões já revisadas e envie todas de uma vez para os prestadores.
Nova sugestão
Crie uma ou mais sugestões manualmente, escolhendo o prestador e preenchendo os dados. Veja o passo a passo mais abaixo.
Colunas
Para escolher quais colunas aparecem na tabela, use o botão Colunas e marque o que deseja exibir.
As colunas da tabela
A tabela de sugestões é parecida com a de Notas. Cada coluna significa:
ID externo — identificador definido pela sua empresa, para controle interno.
Razão social — razão social do CNPJ do prestador.
Emissor — nome do prestador que emite ou cadastra a nota.
Código de serviço — o código que você sugere ao prestador, de acordo com o serviço prestado.
Descrição — o texto que você sugere para a descrição da nota.
Data de emissão — a data que você sugere para o prestador emitir a nota, no ContrataPJ ou externamente.
Modalidade de pagamento — como o prestador é remunerado:
Por hora — pago por hora trabalhada.
Diária — pago por dia trabalhado.
Mensal — pago por mês trabalhado.
Por serviço — pago por cada serviço executado.
Valor da tarifa — quanto é pago ao prestador conforme a modalidade. Exemplos: R$ 35,00 por hora, R$ 100,00 por diária, R$ 1.518,00 por mês ou R$ 450,00 por serviço.
Período trabalhado — a quantidade de tempo ou de serviço executado. Exemplos: 180 horas, 20 dias, 1 mês ou 15 serviços.
Valor de desconto incondicionado — informe o desconto incondicionado, caso haja, para ser considerado na nota.
Valor sugerido — o valor total da nota, calculado a partir dos dados das colunas anteriores.
O cálculo do valor sugerido é: (Período × Tarifa) − Desconto incondicionado = Valor sugerido.
Exemplo: 1 (mês) × R$ 1.000,00 − R$ 100,00 = R$ 900,00 de valor sugerido.
Na coluna de Ações, ao final de cada linha, você pode Enviar, Editar ou Excluir a sugestão.
Como criar ou editar uma sugestão
No menu Notas, abra Sugestões de nota e vá até a aba Não enviadas.
Para ajustar uma sugestão existente, clique no botão de ações ao final da linha do prestador e escolha Editar. Para criar do zero, clique em Nova sugestão, no canto superior direito.
Preencha ou revise os dados: código de serviço, descrição, data de emissão, modalidade, valor da tarifa, período e desconto. Muitos campos já vêm preenchidos a partir do cadastro do prestador.
Se algum dado não existir no perfil do prestador, você pode preenchê-lo aqui e, antes de salvar ou enviar, também gravá-lo no cadastro do prestador.
Se quiser repetir esses dados nos próximos meses, marque a opção de replicar pelos próximos 12 meses. As sugestões futuras já criadas automaticamente serão preenchidas com esses dados, facilitando a revisão e o envio.
Confira o Valor sugerido e conclua para salvar ou enviar.
Como enviar as sugestões
Na aba Não enviadas, selecione o mês de competência desejado.
Revise cada sugestão e confira o valor total.
Para enviar uma de cada vez, use o botão de ações da linha e clique em Enviar.
Para enviar várias de uma vez, selecione as sugestões revisadas e use o envio em massa.
As sugestões enviadas passam para a aba Enviadas. O prestador recebe as orientações por e-mail e também visualiza a sugestão na tela de emissão de notas dele.
Pontos importantes
Só as sugestões enviadas chegam ao prestador. Fique atento à diferença entre as abas Não enviadas e Enviadas.
Mesmo uma sugestão já enviada pode ser editada, atualizada no cadastro, replicada pelos próximos 12 meses e enviada novamente.
Quando você replica por 12 meses, a sugestão sempre sobrescreve o que já estiver nas sugestões futuras.
Revise o cálculo com base na modalidade, no período e no valor da tarifa, e confira se o total da nota está correto antes de enviar ao prestador.
Usuários com os perfis Operador e Contador conseguem criar e enviar sugestões quando recebem a permissão de acesso a Notas. Essa permissão é concedida pelo acesso master em Config > Gerência do usuário.
Perguntas frequentes
O prestador recebe a sugestão só por e-mail?
Não. Além do e-mail com as orientações e os dados, o prestador também vê a sugestão na própria tela de emissão de notas.
Posso corrigir uma sugestão depois de enviada?
Sim. Você pode editar, alterar o cadastro, replicar pelos próximos 12 meses e enviar novamente.
De onde vêm os dados que já aparecem preenchidos?
Eles vêm do cadastro do prestador. Se faltar algum dado, você pode preencher na hora e salvar no perfil do prestador antes de enviar.