🧐 O que é?
A Gerência de Contratos é uma área específica para que o contratante faça a gestão dos documentos dos prestadores. Através do DocMaker e do Upload, o usuário pode:
Utilizar templates de contratos e documentos comuns sugeridos pelo ContrataPJ.
Criar seus próprios templates.
Utilizar a plataforma como "nuvem" para armazenamento de documentos assinados e elaborados anteriormente ou fora da plataforma.
Além disso, sempre que criar ou adicionar um novo documento, é possível enviá-lo para assinatura via Autentique, nosso sistema parceiro de integrações de assinatura digital.
Nesta área, o contratante também encontrará uma lista de todos os contratos elaborados ou incluídos na plataforma, com o prestador associado e seus respectivos detalhes.
🤨 Entendendo o DocMaker
O DocMaker pode ser utilizado de duas formas:
Utilizando modelos pré preparados pela Contrata PJ, ou
Criando seu próprio modelo, baseado em documentos que você já possui.
Nos próximos tópicos, vamos explicar as duas opções e como você pode utilizá-los!
1️⃣ Preparando modelos
1.1 Modelos Contrata PJ
A ContrataPJ disponibiliza 4 tipos de contratos pré preparados e revisados juridicamente pelo nosso time que podem auxiliar e direcionar o Contratante sobre quais documentações deve solicitar assinatura ao prestador antes do início do período de prestação do serviço ou ao fim dele. São eles:
Contrato de Prestação de Serviço;
Detalhamento sobre as partes envolvidas, o serviço prestado, a remuneração e outros;
Termo de autorização do uso de imagem e voz;
Autorização para divulgação e uso de imagem e voz do prestador em trabalhos internos ou externos da empresa;
Termo de responsabilidade pela guarda e uso de equipamentos;
Responsabilidade do prestador em guardar, preservar e fazer o uso de equipamentos da empresa contratante;
Distrato de Serviço;
Encerramento do contrato de prestação de serviço;
Você pode identificar os modelos disponibilizados pela ContrataPJ quando visualizar o arquivo seguido do logotipo da plataforma.
1.2 Criando modelos novos
Já tem um contrato ou documento elaborado e revisado que é eficiente, e quer implementar ele como modelo no ContrataPJ para enviar à novos prestadores? É possível! Veja aqui, como preparar o seu documento para que nosso sistema possa auxiliar você nessa jornada:
Para que o ContrataPJ consiga reconhecer o seu documento para preenchimento automático é preciso definir onde, e quais serão os campos dentro do seu arquivo que estarão aptos para edição. E é bem fácil de fazer isso! Para tornar um campo do seu documento em algo reconhecível pela plataforma, basta substituir o campo pela seguinte n omenclatura: {NOME_DO_CAMPO}
💡 Para ilustrar melhor o processo, use o exemplo abaixo como referência:Basta seguir esse modelo ao longo do documento, em todos os campos que você deseje alterar (lembre-se de utilizar "_" entre as palavras, não espaços);
Após preparar o documento, vá até o quadro e arraste ou selecione o arquivo, e fazer upload dele na nossa plataforma, seguido de "Avançar":
Na próxima etapa, você vai definir um nome para esse modelo de documento de sua escolha, e selecionará um "tipo"; Nos campos a seguir, você definirá o que será considerado como dado naquele campo que você habilitou como necessário para que o sistema reconheça. Se você entender que esse campo é uma variável não localizada nas opções de seleção, mantenha como título {CNPJ_CONTRATANTE} para que você possa editar manualmente depois na hora de preencher o contrato.
💡 Vamos exemplificar: Você criou um documento com o campo {RAZÃO_SOCIAL_EMPRESA_CONTRATANTE}, em que você quer que o sistema reconheça a razão social da sua empresa contratante naquele documento. Você selecionará esse campo:
Ao finalizar as seleções de campos e clicar em "Avançar" você verá que o modelo foi criado, através da mensagem de sucesso. Já será possível também, utilizar esse modelo e enviar ele para o primeiro prestador, selecionado ele, ou apenas salvar e retornar.
2️⃣ Utilizando modelos
Veja quais são as etapas para utilizar os modelos, tanto disponibilizados pela plataforma como modelos que você criou:
Selecione qual modelo você quer utilizar e clique em "Avançar";
Você precisará apenas selecionar qual o prestador deseja enviar aquele contrato/documento; Existirá um dropdown de multipla escolha, com a listagem dos prestadores cadastrados em sua base, escolha um;
Confira todos os campos preenchidos, se estão de acordo. Caso a plataforma não identifique algum dos campos que deve ser preenchido, este campo estará "aberto", ou seja, o próprio usuário poderá digitar manualmente a informação.
💡 Veja um exemplo: Ao selecionar o prestador Carolina Salazar, o campo {NOME_DO_PRESTADOR} buscou no cadastro o nome completo; porém, o campo {IDENTIDADE_DO_PRESTADOR} não foi localizado nos dados, por isso ficará em aberto, possibilitando que o usuário digite manualmente para completar no documento essa informação.
Depois de completar o preenchimento de todos os campos, o botão "Avançar" será habilitado e ao ser acionado avança para próxima etapa.
Indique se você quer incluir outros contatos para Assinar, Testemunhar, Aprovar ou Reconhecer este documento.
Você verá uma prévia do documento, com todos os dados que o sistema preencheu nos campos e que você preencheu manualmente - se for o caso de campo aberto. Após conferir o documento final, poderá enviar e será disparado para o prestador selecionado. Caso veja algo para edição que necessite retroceder uma etapa, ou queira interromper o processo de criação do documento, acione o botão "Cancelar".
Depois de enviado, você verá uma mensagem de "Documento enviado com sucesso!", e esse documento estará na lista de arquivos do módulo de Gerência de contratos, à disposição. Ao mesmo tempo que o prestador receberá um link para assinatura digital, o Contratante também receberá no email cadastrado, para realizar o mesmo processo;
O acompanhamento do processo de assinatura desse documento pode ser feito através da coluna "Última atualização":
🤨 Entendendo o Upload
Aqui você pode realizar o upload de um documento já existente, estando assinado ou não. Exemplos de cenário que você pode utilizar essa funcionalidade:
Se você já possui um documento redigido completo e quer apenas enviar para assinaturas digitalmente para um de seus prestadores cadastrados;
Se você já possui um documento redigido completo, já assinado por ambas as partes e quer apenas armazená-lo em segurança, e relacioná-lo à um prestador cadastrado;
Como você pode fazer isso:
Ao clicar na opção de "Via upload de arquivo", selecione o arquivo desejado;
Informe se o contrato já foi assinado ou não;
Selecione um prestador para:
Enviar o contrato, em caso de não assinado, e relacionar esse contrato ao prestador; OU
Somente relacionar, em caso de já assinado, esse contrato ao prestador;
Selecione o tipo de contrato:
Prestação de Serviço;
Termo de Responsabilidade sobre Equipamento;
Distrato;
Termo de Autorização de Uso de Imagem e Voz;
Outros;
Selecione uma data de expiração, se houver, ou marque "Sem prazo definido";
Estabeleça signatários que desejar para Assinar, Testemunhar, Aprovar ou Reconhecer o documento;
Clique em confirmar;
Assim como acontece quando você elabora um contrato ou documento a partir de um modelo Docmaker, quando concluído o upload, ele estará na listagem de docs, identificado:
❗Informações importantes sobre a funcionalidade:
O botão de menu de opções na listagem do contrato exibirá: Visualizar; Download e Excluir e Data de expiração. Todas as opções estarão ativas para documentos criados via DocMaker ou Upload na plataforma. As datas de expiração podem ser alteradas sempre que desejar.
As ações de envio de contrato para assinatura irão gerar uma pendência para que o usuário possa acompanhar se o documento já foi assinado ou não. Encontre mais detalhes sobre na sessão de "Pendências".