O que é
Em Notas fiscais › Notas você acompanha, em formato de lista, todas as notas fiscais que seus prestadores emitiram ou carregaram na plataforma. Cada linha traz as informações da nota (emissor, razão social, data de emissão, valor, status de aprovação, tipo e área) e as ações disponíveis, como baixar o PDF/XML e aprovar a nota para o ciclo de pagamentos.
É nesta tela que você revisa e aprova as notas: só a nota aprovada fica habilitada para lançamento no ERP e para pagamento em Criar remessa.
Como fazer
Acessar a lista de notas
No menu lateral, abra Notas fiscais e clique em Notas.
Use a paginação no rodapé para navegar entre os meses de competência.
Para escolher quais informações aparecem na lista, clique no dropdown Colunas e marque as colunas desejadas.
Revisar e aprovar uma nota
Localize a nota na lista e confira os dados (emissor, valor, data de emissão e tipo).
Se quiser usar a etapa intermediária, mude o status para Revisada.
Quando os dados estiverem corretos, altere o status para Aprovada.
Para aprovar várias notas de uma vez, selecione as notas do mês e use o botão de aprovar em massa no canto superior direito.
Comparar com a sugestão
Se houver uma sugestão de nota criada para aquele prestador, abra a opção Comparar com sugestões na linha da nota.
Confira se os dados da nota emitida batem com os dados sugeridos antes de aprovar.
Baixar o PDF ou XML de uma nota
Na linha da nota, clique no menu de opções.
Escolha Visualizar nota para abrir a nota em uma janela.
Escolha Download PDF para abrir e baixar o arquivo em PDF.
Escolha Download XML para baixar o arquivo XML (disponível apenas para notas emitidas pela plataforma).
Baixar várias notas de uma vez
Selecione as notas desejadas na lista.
Clique no botão de download em massa.
Você recebe um arquivo ZIP: notas emitidas na plataforma vêm em PDF e XML; notas carregadas por upload vêm apenas em PDF.
Entenda as colunas
Cada vez que um prestador faz upload ou emite uma nota pela plataforma, um novo lançamento aparece automaticamente nesta tela. As notas são identificadas por:
ID Externo — identificador escolhido pela sua empresa, para controle interno.
Emissor — nome do prestador que emitiu ou cadastrou a nota.
Razão Social — razão social do CNPJ do prestador.
Data de emissão — data de emissão da nota no sistema ou a data preenchida manualmente, no caso de upload.
Valor da nota — valor total da nota emitida no sistema ou o valor preenchido manualmente, no caso de upload.
Status da aprovação — etapa de revisão e aprovação da nota. É o que habilita a nota para lançamento no ERP e para pagamento em Criar remessa.
Tipo da nota — Nota cadastrada, quando foi feito upload do arquivo, ou Nota emitida, quando foi emitida pela plataforma.
Área — área da empresa em que o prestador atua, informada no cadastro. Permite identificar e filtrar as notas por área.
Comparar com sugestões — quando existe sugestão de nota para o prestador, permite conferir se a nota emitida está igual à sugerida.
Menu de opções — reúne as ações da nota: Visualizar nota, Download PDF e Download XML.
Status de aprovação
Não-revisada — status padrão de toda nova nota cadastrada a partir de 01/02/2025 (notas anteriores a essa data são consideradas aprovadas).
Revisada — etapa intermediária: sinaliza que a nota já foi conferida, antes de aprovar.
Aprovada — nota oficialmente revisada e aprovada. Este status é permanente; se precisar alterar, fale com o suporte.
Reprovada — permite criar uma nova sugestão com os dados para emissão ou enviar ao prestador a justificativa da reprovação. O prestador acompanha o status das notas no painel dele.
Pontos importantes
Só a aprovação habilita a nota para lançamento no ERP e para pagamento em Criar remessa. A revisão é apenas uma etapa intermediária e não libera o pagamento.
Os status Aprovada e Reprovada não podem ser revertidos manualmente. Se precisar alterar, contate o suporte com a justificativa.
Usuários Operador e Contador podem visualizar a lista e realizar as operações da tela, inclusive revisão e aprovação, quando essa permissão for concedida pelo acesso master.
As notas emitidas pela funcionalidade de emissão de NFS-e do ContrataPJ dependem de uma consulta aos sistemas oficiais do governo. Instabilidades nesses sistemas podem afetar temporariamente a consulta das notas. Em caso de dúvida, fale com o suporte.
A tela é paginada por mês de competência: confira sempre o mês selecionado ao procurar uma nota.
Perguntas frequentes
Por que não consigo pagar uma nota?
A nota só entra em Criar remessa depois de aprovada. Se ela ainda estiver como Não-revisada ou Revisada, aprove-a primeiro.
Aprovei a nota por engano. Como volto atrás?
O status Aprovada é permanente e não pode ser revertido na tela. Entre em contato com o suporte com a justificativa para solicitar a alteração.
Não encontro o botão de baixar o XML.
O download de XML só existe para notas emitidas pela plataforma. Notas carregadas por upload têm apenas o PDF.