O que é
A tela Notas fiscais é onde você, prestador, administra toda a sua rotina de notas dentro da ContrataPJ. Por ela, você pode emitir uma nota diretamente pela plataforma, enviar uma nota já emitida por fora, responder às sugestões de nota encaminhadas pela contratante e acompanhar o status de cada nota, da emissão ao pagamento.
A proposta é reunir tudo em um único lugar, para que você não precise enviar arquivos por e-mail ou mensagem. A nota entra na plataforma, a contratante a aprova e o pagamento segue o fluxo, com acompanhamento em tempo real.
Onde encontrar
No menu lateral, clique em Notas fiscais. A tela abre com o título Notas fiscais no topo. Logo abaixo, você encontra duas abas, Emitir e Status da nota. No canto superior, estão disponíveis os botões Enviar nota e Emitir nota.
Caso a contratante tenha encaminhado uma sugestão de nota, um aviso é exibido no topo da tela, por exemplo: Você tem 1 sugestão de nota pendente da contratante.
Como fazer
Emitir uma nota pela plataforma
Utilize esta opção quando desejar que a própria ContrataPJ gere a nota fiscal para você.
Clique em Emitir nota. Ao clicar, abre-se a janela de emissão exibida a seguir, na qual você confere os dados antes de concluir.
Confira os dados da nota, incluindo a Data da emissão.
Confirme a emissão. A nota passa a constar na sua lista com o status correspondente.
Caso a emissão seja realizada após o prazo combinado, a plataforma solicita o preenchimento do campo Justificativa da emissão fora do prazo. Nessa situação, o campo é obrigatório; portanto, descreva o motivo com clareza.
Responder a uma sugestão de nota da contratante
Quando a contratante encaminha uma Sugestão de nota, cabe a você decidir o que fazer com ela. Ao abrir a sugestão, são apresentadas três opções:
Aceitar e emitir agora — a plataforma emite a nota imediatamente, com base na sugestão.
Aceitar e revisar — você aceita a sugestão, porém revisa os dados antes de emitir.
Recusar — você recusa a sugestão caso ela não esteja correta ou não corresponda ao serviço prestado.
Enviar uma nota emitida por fora
Utilize esta opção quando a nota já tiver sido emitida em outro sistema ou no portal da prefeitura e você desejar apenas registrá-la na ContrataPJ.
Clique em Enviar nota. Ao clicar, abre-se a janela a seguir, na qual você anexa o arquivo e preenche os dados da nota.
No campo Arquivo da nota fiscal, anexe o arquivo da nota. O Nome do arquivo é exibido para conferência.
Preencha o Número sequencial da nota.
Informe a Data da emissão no formato dd/mm/aaaa.
Preencha o Valor bruto e o Desconto incondicionado.
Se houver, informe as Retenções. Caso não haja, o campo permanece como Sem retenções.
Preencha o Código de serviço e a Descrição do serviço.
Caso exista uma sugestão correspondente, selecione-a em Sugestão da contratante que esta nota cumpre para vincular a nota à sugestão.
Opcionalmente, anexe o XML da nota fiscal por meio do botão Escolher XML.
Clique em Confirmar para registrar a nota ou em Cancelar para sair sem salvar.
Os campos marcados com asterisco são obrigatórios: Arquivo da nota fiscal, Número sequencial da nota, Data da emissão, Valor bruto e Desconto incondicionado.
Acompanhar o status das suas notas
Na aba Status da nota, você visualiza a lista completa das suas notas. A tabela apresenta as colunas Nota, Valor bruto, Valor líquido, Status, Aprovação, Pagamento e Ações. No rodapé, é exibido o total, por exemplo Exibindo 1–10 de 13 notas, acompanhado da navegação entre páginas.
Para consultar os detalhes de uma nota específica, clique em Ver detalhes na coluna de ações. Ao clicar, abre-se a tela a seguir, com as informações completas da nota.
Acompanhar o limite do seu MEI
Se você é MEI, ao consultar os detalhes, a plataforma informa se o seu MEI está dentro do limite de faturamento, apresentando o valor já utilizado, o teto e o percentual atingido. Você pode clicar em Entendi para fechar o aviso ou em Falar com um especialista no WhatsApp caso tenha dúvidas.
Pontos importantes
Emitir corresponde à situação em que a ContrataPJ gera a nota para você; Enviar corresponde ao registro de uma nota já emitida por fora. Selecione a opção adequada ao seu caso.
A Data da emissão deve refletir a data real em que a nota foi emitida. A emissão fora do prazo exige o preenchimento da Justificativa da emissão fora do prazo.
Ao enviar uma nota, preencha corretamente o Valor bruto, o Desconto incondicionado e as Retenções, pois esses valores influenciam o Valor líquido exibido na lista.
Sempre que possível, vincule a nota à Sugestão da contratante que esta nota cumpre. Esse vínculo agiliza a aprovação por parte da contratante.
Acompanhe as colunas Status, Aprovação e Pagamento para saber em qual etapa a sua nota se encontra.
Se você é MEI, acompanhe o aviso de limite para não ultrapassar o teto de faturamento anual.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre Emitir nota e Enviar nota?
Emitir nota faz com que a ContrataPJ gere a nota fiscal para você. Enviar nota serve para registrar na plataforma uma nota já emitida em outro sistema, anexando o arquivo e preenchendo os dados.
O que faço quando recebo uma sugestão de nota da contratante?
Abra a sugestão e escolha entre Aceitar e emitir agora, Aceitar e revisar ou Recusar, conforme os dados estejam corretos ou não.
Preciso enviar o XML?
Não é obrigatório. O campo XML da nota fiscal é opcional, mas o envio do XML torna o registro mais completo.
Por que apareceu o campo de justificativa?
O campo Justificativa da emissão fora do prazo é exibido quando a nota está sendo emitida após o prazo combinado. Preencha-o explicando o motivo para concluir a emissão.
Como sei se minha nota foi aprovada e paga?
Na aba Status da nota, acompanhe as colunas Status, Aprovação e Pagamento. Para mais detalhes, clique em Ver detalhes.
Sou MEI, como vejo meu limite?
Ao consultar os detalhes, a plataforma informa se o seu MEI está dentro do limite, apresentando o valor utilizado, o teto e o percentual atingido. Em caso de dúvida, clique em Falar com um especialista no WhatsApp.