O que é
A tela Lista de notas é o espaço no qual você acompanha e gerencia todas as notas fiscais emitidas pelos seus prestadores. Nela, cada nota é apresentada com o nome do prestador, a data de emissão, os valores e os status de aprovação e de pagamento. A partir dessa tela, você pode filtrar as notas, compará-las com a sugestão de nota, aprová-las, enviar notas manualmente e exportar todas as informações para o Excel.
Trata-se do ponto de partida do fluxo fiscal: são as notas aprovadas aqui que seguem para as etapas posteriores, como o lançamento em ERP, a exportação fiscal e a geração de remessas de pagamento.
Onde encontrar
No menu lateral, acesse Notas fiscais e clique em Lista de notas. A tela abre com o título Lista de notas e, no topo, você encontra o seletor de período (por exemplo, Outubro de 2026) e as abas de status.
Como fazer
Acompanhar e filtrar as notas
Logo abaixo do título ficam as abas que organizam as notas por status. Utilize-as para concentrar sua atenção no que é prioritário.
Todas apresenta todas as notas do período.
Notas pendentes reúne as notas que ainda aguardam sua aprovação.
Aprovadas exibe as notas já aprovadas.
Reprovadas relaciona as notas que foram reprovadas.
Cada aba exibe, ao lado do nome, a quantidade de notas correspondente. Há ainda os atalhos Todas, Divergentes e Batendo, que ajudam a separar as notas cujos valores conferem com a sugestão (Batendo) daquelas que apresentam diferença (Divergentes).
Para identificar os prestadores que ainda não enviaram nota no período, clique em Ver prestadores sem nota. Ao clicar, abre-se a tela a seguir:
Usar os filtros avançados
Clique em Filtros. Ao clicar, abre-se o painel a seguir, no qual você define os critérios de busca.
No painel, ajuste os campos disponíveis: Status de aprovação, Status de pagamento, Área e Selecione a atividade.
Para filtrar por valor, utilize os campos Valor líquido mínimo (R$) e Valor líquido máximo (R$).
Para filtrar por data, utilize o campo Data início - Data final.
Clique em Aplicar para visualizar o resultado ou em Limpar para zerar os filtros.
Escolher as colunas exibidas
A tabela pode exibir mais informações do que as apresentadas por padrão. Para ajustá-las, clique em Colunas · 5 ocultas. Ao clicar, abre-se a lista a seguir, na qual você marca as colunas que deseja visualizar. Além de Prestador, Emissão, Líquido, Aprovação e Pagamento, é possível exibir Tipo da nota, Comparar com sugestão, Envio no sistema, Fora do prazo, Bruto, Retenções, Regime tributário, Data do pagamento e Ações.
Comparar uma nota com a sugestão
Em cada linha da tabela está disponível o botão Comparar. Ao clicar nele, a nota é apresentada lado a lado com a sugestão de nota, permitindo conferir se os valores (bruto, retenções e líquido) estão batendo antes da aprovação.
Enviar uma nota manualmente
Quando o prestador envia a nota por fora da plataforma, você mesmo pode lançá-la nesta tela.
Clique em Enviar nota. Ao clicar, abre-se a janela a seguir, na qual você identifica o prestador e informa os dados da nota.
No campo Buscar prestador por empresa ou nome, localize e selecione o prestador da nota.
Preencha os dados solicitados e clique em Continuar para prosseguir com o envio, ou em Cancelar para fechar a janela sem salvar.
Ativar a aprovação automática
Para dispensar a aprovação individual de cada nota, clique em Aprovação automática. Ao clicar, abre-se a janela a seguir, na qual você confirma a ativação.
Com esse recurso ativado, as notas que atenderem às regras configuradas são aprovadas automaticamente, sem ação manual. Atenção: enquanto a aprovação automática estiver ligada, as notas deixam de passar pela sua conferência individual.
Exportar e baixar notas
Clique em Exportar Excel para gerar uma planilha com as notas do período, útil para conferências e relatórios. Para obter os arquivos das próprias notas fiscais, clique em Baixar notas do período.
Pontos importantes
Período em foco. A lista sempre reflete o período selecionado no topo (por exemplo, Outubro de 2026). Caso uma nota não apareça, verifique primeiro se o mês está correto.
Aprovar não é o mesmo que pagar. Trata-se de duas situações independentes: a Aprovação (status da nota) e o Pagamento. Uma nota aprovada ainda precisa entrar em uma remessa para ser paga.
Divergentes x Batendo. Dê prioridade à revisão das notas marcadas como Divergentes, pois são aquelas cujos valores não conferem com a sugestão de nota.
Fora do prazo. A coluna Fora do prazo e a informação de Envio no sistema ajudam a identificar as notas que chegaram após a data esperada.
Prestadores sem nota. Utilize Ver prestadores sem nota para acompanhar quem ainda não enviou antes de fechar o período.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre valor Bruto e Líquido? O Bruto é o valor total da nota, e o Líquido é o valor resultante após as Retenções. Ambos podem ser exibidos como colunas na tabela.
Como sei se os valores da nota estão corretos? Utilize o botão Comparar na linha da nota, ou os atalhos Divergentes e Batendo, para confrontar a nota com a sugestão de nota.
Posso lançar uma nota que o prestador enviou por fora? Sim. Utilize Enviar nota, busque o prestador no campo Buscar prestador por empresa ou nome e clique em Continuar.
Preciso aprovar cada nota manualmente? Não necessariamente. Você pode ativar a Aprovação automática para que as notas dentro das regras sejam aprovadas automaticamente.
Aprovei a nota; por que ela ainda não foi paga? Aprovação e pagamento são etapas distintas. Após a aprovação, a nota precisa entrar em uma remessa de pagamento. A coluna Pagamento e a Data do pagamento indicam essa situação.
Como levo essas notas para fora da plataforma? Utilize Exportar Excel para gerar uma planilha ou Baixar notas do período para obter os arquivos das notas.